Efter varje obligatorisk ventilationskontroll (OVK) sammanställs ett protokoll av den certifierade funktionskontrollanten. Protokollet är ett viktigt dokument som visar resultatet av besiktningen, eventuella brister och om ventilationssystemet blivit godkänt eller inte.
Enligt Plan- och byggförordningen (2011:338) och Boverkets föreskrifter (BFS 2012:7 OVKAR 1) ska protokollet innehålla bland annat:
Funktionskontrollanten lämnar protokollet till fastighetsägaren, som ansvarar för att spara det och kunna visa upp vid tillsyn. Om besiktningen blir underkänd ska en kopia skickas till kommunens byggnadsnämnd enligt Plan- och byggförordningen 5 kap. 5 §.
Fastighetsägaren bör även se till att det finns tillgängligt i byggnaden, exempelvis i teknikrum, styrelserum eller digitalt dokumentarkiv.
Om kontrollen visar på brister som påverkar ventilationssystemets funktion blir besiktningen underkänd. Fastighetsägaren är då skyldig att åtgärda bristerna inom skälig tid. När åtgärder är utförda kan en ombesiktning utföras för att godkänna anläggningen.
Om endast mindre anmärkningar noteras, men dessa inte påverkar funktionen, kan systemet ändå godkännas med anmärkning. Bedömningen avgörs av funktionskontrollanten.